Privacyreglement

Eleonara Zorg is zich bewust van de behoefte aan, en het recht op, privacy van cliënten en andere betrokkenen. Hiertoe volgt Eleonara Zorg (wettelijke) regels en procedures om de privacy van de betrokkenen optimaal te waarborgen.
 
Eleonara Zorg beoogt met dit privacyreglement inzicht te verschaffen omtrent de wijze waarop Eleonara Zorg persoonsgegevens verkrijgt, bewaart, toegang verschaft heeft tot deze gegevens en aan wie deze worden verstrekt. Tevens wordt uiteengezet welke rechten de betrokkenen hebben.
 
De directie van Eleonara Zorg heeft ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van
betrokkenen een reglement opgesteld houdende de regels voor de registratie van
persoonsgegevens en de verwerking daarvan. Tevens zijn de rechten van betrokkenen
terzake van de registratie van hun persoonsgegevens opgenomen.
 
Eleonara Zorg hierbij uitvoering aan de wettelijke vereisten zoals vastgelegd in onder
andere:
– Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ);
– Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO);
– Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP);
– Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO);
 
Eleonara Zorg is zich bewust van de behoefte aan, en het recht op, privacy van
betrokkenen. Hiertoe volgt Eleonara Zorg de hieronder beschreven (wettelijke) regels en
procedures om de privacy van betrokkenen optimaal te waarborgen.
 
Eleonara Zorg beoogt met dit reglement betrokkenen inzicht te verschaffen omtrent de
wijze waarop Eleonara Zorg persoonsgegevens verkrijgt, welke gegevens zij bewaart,
wie toegang heeft tot deze gegevens en aan wie deze worden verstrekt. Tevens wordt
uiteengezet welke rechten betrokkenen hebben.
In mogelijke gevallen waar de WGBO enigszins afwijkt van de WBP prevaleert
eerstgenoemde wet.
Privacyreglement
 
Artikel 1: Begripsomschrijvingen
Bij de hiernavolgende definities is zoveel als mogelijk aansluiting gezocht bij de betekenis die
daaraan wordt toegekend in de WBP. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet dient
de betekenis te worden afgeleid uit de WBP.
1. Persoonsgegevens:
Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
2. Persoonsregistratie:
Een samenhangende verzameling (geautomatiseerd dan wel niet geautomatiseerd) van
op verschillende personen betrekking hebbende gegevens, waaronder in ieder geval het
verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen,
gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm
van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het
afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
3. Bestand:
Elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens
gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat
volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen.
4. Zorg:
Voorzieningen tot behoud, herstel of ter bevordering van de arbeidsgeschiktheid of
strekkende tot verbetering van levensomstandigheden van betrokkenen, alsmede
maatschappelijke dienstverlening.
5. Verantwoordelijke van de persoonsregistratie:
De zorgorganisatie Eleonara Zorg, die alleen het doel van en de middelen voor de
verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
6. Betrokkene:
Degene over wie persoonsgegevens in de personenregistratie zijn opgenomen.
7. Derde:
Ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke of enig persoon die namens de
verantwoordelijke gerechtigd is om persoonsgegevens te verwerken.
8. Ontvanger:
Degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt.
9. Toestemming van de betrokkene:
Elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene
aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.
10. Het College:
Het College bescherming persoonsgegevens dat toezicht houdt op de verwerking van
persoonsgegevens in Nederland, zoals bedoeld in artikel 51 WBP.
 
Artikel 2: Werkingssfeer
1. Dit reglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking
van persoonsgegevens en de verwerking van persoonsgegevens die in een bestand
zullen worden opgenomen betreffende betrokkenen die van Eleonara Zorg diensten
(wensen te) ontvangen of diensten hebben ontvangen.
 
Artikel 3: Toestemming
1. Aan de betrokkene wordt schriftelijk toestemming gevraagd om in overleg te kunnen
treden en/of informatie uit te wisselen met instanties die de zorg financieren en/of
andere relevante instanties, zoals verwijzers, het Centrum indicatiestelling zorg (CIZ) en
artsen.
2. Een kopie van de schriftelijke toestemming wordt op verzoek meegezonden bij schriftelijke
rapportages of bij een verzoek om inlichtingen betreffende een betrokkene.
 
Artikel 4: Organisatie, verantwoordelijkheid
1. De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de naleving van de bepalingen van dit
reglement en voor de juistheid en de volledigheid van de opgenomen gegevens.
2. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat persoonsgegevens afdoende worden
beveiligd tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Hiertoe legt
zij passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer. In ieder geval
wordt, gelet op de stand van de techniek en de kosten van tenuitvoerlegging, een
passend beveiligingsniveau gegarandeerd.
3. De verantwoordelijke draagt de dagelijkse zorg voor de persoonsregistraties op aan
één of meer medewerkers, welke werkzaam is/zijn voor de verantwoordelijke. De
medewerker verwerkt persoonsgegevens slechts in opdracht van de verantwoordelijke.
 
Artikel 5: Inhoud persoonsgegevens
1. De persoonsgegevens kunnen bestaan uit de volgende gegevens:
– personalia (inclusief personalia van een eventueel wettelijk vertegenwoordiger
 of gemachtigde van betrokkene);
– identificatienummer / burger service nummer (BSN);
– adres en telefoonnummer;
– geboortedatum, geboorteplaats, geslacht en burgerlijke staat;
– zorginhoudelijke gegevens;
– financiële en administratieve gegevens.
2. Voorts kunnen in de registratie van de persoonsgegevens de navolgende gegevens
worden opgenomen:
– gegevens betreffende een verzekeringsmaatschappij;
– gegevens betreffende zorgverleners, een zorginstelling, zorgkantoor
 en/of uitvoeringsinstelling;
  
 Artikel 6: Doeleinden registratie, verwerking
1. Het registreren van persoonsgegevens vindt uitsluitend plaats in zoverre zulks
noodzakelijk is voor een verantwoorde zorgverlening aan betrokkenen.
2. De registratie en verwerking van persoonsgegevens vindt plaats ten behoeve een juiste
en doelmatige zorgverlening via tussenkomst van Eleonara Zorg teneinde
productiegegevens te kunnen vastleggen, voor de financiële afhandeling van de
geleverde zorg en voor statistische doeleinden ter zake van de zorgverlening door Eleonara Zorg.
3. Persoonsgegevens van betrokkenen worden slechts verwerkt indien:
– de betrokkene hiertoe ondubbelzinnig zijn toestemming heeft verleend;
– de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst
waarbij de betrokkene partij is, of voor het nemen van precontractuele
maatregelen naar aanleiding van een verzoek van een betrokkene en die
noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst;
– de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te
 komen;
– de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het
gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke of van een derde aan wie de
gegevens worden verstrekt, tenzij het belang van de betrokkene prevaleert.
4. De persoonsgegevens worden in overeenstemming met dit reglement op een
behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt en deze worden niet verder verwerkt op een
wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
 
Artikel 7: Verstrekking van persoonsgegevens
1. Persoonsgegevens worden uitsluitend verstrekt aan personen werkzaam ten behoeve van
de verantwoordelijke die deze in het kader van hun taakuitoefening c.q. dienstverlening
mogen ontvangen en indien zulks in overeenstemming is met de in artikel 6 vermelde
doeleinden.
2. Aan derden worden persoonsgegevens uitsluitend verstrekt indien zulks noodzakelijk is op
grond van een wettelijk voorschrift en/of indien zulks noodzakelijk is voor het doel van de
registratie. Onder deze derden vallen onder andere de zorgverzekeraar, het
zorgkantoor, de uitvoeringsinstelling, het College voor zorgverzekeringen (CVZ) en het
Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (Ministerie van VWS).
 
Artikel 8: Toegang tot de registratie van persoonsgegevens
1. Uitsluitend personen binnen de organisatie van de verantwoordelijke die daartoe zijn
aangewezen door de directie van de verantwoordelijke en derhalve daartoe in het kader
van hun taakuitoefening gerechtigd zijn, hebben toegang tot de registratie van
persoonsgegevens.
2. Tot de gebruikers van de registratie behoren de directie van de verantwoordelijke en de
cliëntenadministratie. Voor iedere gebruiker geldt een specifieke bevoegdheid ten
aanzien van het invoeren, wijzigen en verwijderen van gegevens. Bovendien heeft
iedere gebruiker zich ten aanzien van de persoonsgegevens schriftelijk tot
geheimhouding verplicht.
3. Derden hebben toegang tot de registratie van persoonsgegevens indien zulks
noodzakelijk is op grond van een wettelijk voorschrift. Bovendien kan aan een externe
accountant toegang worden verleend indien zulks ten uitvoer van diens opdracht
noodzakelijk is.
 
 Artikel 9: Bewaring persoonsgegevens
1. De persoonsgegevens van een betrokkene vallend onder de WGBO worden gedurende
vijftien jaar bewaard te rekenen vanaf het tijdstip waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel
langer als redelijkerwijs nodig is voor een goede zorgverlening.
2. De gegevens niet vallend onder het eerste lid van dit artikel worden gedurende een termijn
van zeven jaar bewaard, of zoveel langer als noodzakelijk is.
3. Binnen één jaar na het verstrijken van de geldende bewaartermijn als in dit artikel bepaald
worden de gegevens op een verantwoorde manier uit de registratie verwijderd c.q.
vernietigd.
 
Artikel 10: Verband met andere registraties
1. Binnen de organisatie van de verantwoordelijke bestaat er een verband tussen de
registratie van persoonsgegevens met de persoonsregistratie ter zake van de
archivering van dossiers en bestanden en met de registraties van persoonsgegevens
betreffende verschillende soorten zorgdienstverlening naar financieringsbron (AWBZ,
WMO, PGB e.d.).
2. Ten behoeve van het opvragen van relevante gegevens van betrokkenen dan wel het
verstrekken daarvan bestaat er ter zake van de registratie van persoonsgegevens buiten
de organisatie van verantwoordelijke een verband met de registraties van de
Belastingdienst, zorg verlenende instellingen, uitvoeringsinstellingen, zorgkantoren en
de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA).
 
Artikel 11: Verstrekking (identiteits)gegevens aan betrokkenen
1. Indien persoonsgegevens direct bij de betrokkene worden verkregen deelt de
verantwoordelijke vóór het verkrijgen van de persoonsgegevens aan de betrokkene zijn
identiteit mede en de doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn
bestemd.
2. In het geval persoonsgegevens door de verantwoordelijke worden verkregen van een
ander dan betrokkene deelt de verantwoordelijke aan de betrokkene zijn identiteit en de
doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd mede en wel op het
moment van vastlegging van de gegevens dan wel op het moment dat de gegevens aan
een derde worden verstrekt indien zij daarvoor zijn bestemd, één en ander behoudens
het geval dat betrokkene daarvan reeds op de hoogte is.
3. De in lid 1 en lid 2 van dit artikel bedoelde mededeling aan betrokkene vindt niet plaats
indien mededeling aan de betrokkene onmogelijk blijkt of een onevenredige
inspanning kost alsmede indien de vastlegging of de verstrekking van de gegevens
wettelijk is voorgeschreven. Alsdan legt de verantwoordelijke de herkomst van de
gegevens vast in zijn dossier.
 
Artikel 12: Rechten van betrokkenen
1. De betrokkene heeft het recht de verantwoordelijke te verzoeken hem mede te delen of
hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt. De verantwoordelijke deelt zulks
uiterlijk vier weken na een daartoe strekkend verzoek aan betrokkene mede en indien de
bedoelde gegevens worden verwerkt houdt de mededeling van de verantwoordelijke een
overzicht van de gegevens, het doel van de verwerking daarvan alsmede de herkomst
van de gegevens. Verstrekking van de gegevens kan door de verantwoordelijke worden
geweigerd indien zulks noodzakelijk is in het belang van de persoonlijke levenssfeer van
een derde.
 2. De verantwoordelijke kan voor de gegevensverstrekking als in het eerste lid bedoeld een
redelijke vergoeding in rekening brengen.
3. De betrokkene heeft het recht de verantwoordelijke te verzoeken de door haar opgenomen
persoonsgegevens aan te vullen, te verbeteren, te verwijderen of af te schermen indien
deze gegevens onjuist zijn, voor het doel van de verwerking onvolledig zijn of niet ter
zake dienend zijn. De verantwoordelijke dient zo spoedig mogelijk aan dit verzoek
gehoor te geven, tenzij zulks in redelijkheid niet mogelijk is.
4. De betrokkene heeft het recht de verantwoordelijke te verzoeken de door haar bewaarde
persoonsgegevens te vernietigen. De verantwoordelijke dient hieraan binnen drie
maanden na een daartoe strekkend verzoek van betrokkene gehoor te geven, zulks in
afwijking van het bepaalde in artikel 9. De verantwoordelijke kan de vernietiging van de
gegevens weigeren indien de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een derde,
alsmede indien een wettelijk voorschrift zich daartegen verzet.
5. Een verzoek tot verwijdering of vernietiging door betrokkene als in dit artikel bedoeld kan
tot gevolg hebben dat de verantwoordelijke alsdan niet meer over voldoende gegevens
beschikt – bijvoorbeeld in het kader van de indicatiestelling van de zorg – om op
verantwoorde wijze zorg te verlenen. Alsdan kan de verantwoordelijke verlening van de
zorg aan de betrokkene weigeren. Bij een verzoek tot verwijdering of vernietiging zal de
verantwoordelijke de betrokkene hierop wijzen.
 
Artikel 13: Klachten
1. In het geval een betrokkene van mening is dat de verantwoordelijke dit reglement niet juist
naleeft of op enige andere wijze een klacht heeft ter zake van de opgenomen
persoonsgegevens kan betrokkene schriftelijk zijn klacht indienen bij de door de
verantwoordelijke ingestelde onafhankelijke Klachtencommissie. Hiertoe is door de
verantwoordelijke een klachtenreglement opgesteld.
2. Indien een betrokkene – al dan niet na behandeling van diens klacht bij de
Klachtencommissie van de verantwoordelijke als bedoeld in lid 1 van dit artikel – van
mening blijft dat de verantwoordelijke dit reglement niet juist naleeft kan betrokkene
diens klacht ter behandeling indienen bij het College. Voor de wijze waarop zulks
geschiedt wordt verwezen naar de website van het College: www.cbpweb.nl, dan wel
kan betrokkene een brochure c.q. inlichtingen opvragen bij het College.
 
Artikel 14: Slotbepalingen
1. Iedere betrokkene ontvangt op verzoek een afschrift van dit privacyreglement.
2. Dit privacyreglement wordt vastgesteld door de directie van Eleonara Zorg en kan te
alle tijden door haar worden gewijzigd.
3. In alle gevallen waarin dit privacyreglement niet voorziet beslist de directie van Eleonara Zorg.
 
Dit privacyreglement treedt in werking met ingang van 5 februari 2010